Welke documenten zijn nodig om een LEI-nummer aan te vragen?

Voor de meeste Nederlandse ondernemingen zijn voor het aanvragen van een LEI-nummer geen aparte documenten nodig. De basisgegevens van de onderneming worden gecontroleerd via het Handelsregister en bij correcte gegevens wordt het LEI-nummer doorgaans dezelfde werkdag afgegeven.

Er wordt alleen om aanvullende documenten gevraagd wanneer een onderdeel van de aanvraag extra bevestiging vereist. Dit kan bijvoorbeeld het geval zijn als de aanvrager geen vertegenwoordigingsbevoegdheid heeft, de onderneming een consoliderende moederonderneming heeft, of het gaat om een fonds of een buitenlandse onderneming.

Als een aanvullend document nodig is, neemt LEI Universal contact op en geeft aan wat moet worden ingediend.

Wanneer zijn er meestal geen documenten nodig?

Bij een gewone Nederlandse bv of nv hoeven doorgaans geen documenten te worden geüpload als:

• de gegevens van de onderneming in het Handelsregister aanwezig en actueel zijn;
• de aanvraag wordt ingediend door een bestuurder of een andere vertegenwoordigingsbevoegde persoon;
• de onderneming in LEI-verband geen consoliderende moederonderneming heeft;
• de in de aanvraag opgegeven gegevens overeenkomen met de registergegevens.

In dat geval volstaat het invullen van het aanvraagformulier, het controleren van de gegevens en het betalen van de aanvraagkosten.

Wanneer kunnen aanvullende documenten nodig zijn?

Om een aanvullend document wordt gevraagd wanneer voor de afgifte van het LEI-nummer of de bevestiging van de gegevens de registergegevens alleen niet volstaan.

De aanvrager heeft geen vertegenwoordigingsbevoegdheid

Als de aanvraag wordt ingediend door een persoon die volgens het Handelsregister geen vertegenwoordigingsbevoegdheid voor de onderneming heeft, is een door een bestuurder ondertekende volmacht nodig. De volmacht bevestigt dat de aanvrager gerechtigd is om namens de onderneming een LEI-nummer aan te vragen, te verlengen of te beheren.

De onderneming heeft een consoliderende moederonderneming

Als de onderneming tot een concern behoort en de moederonderneming de financiële resultaten van de onderneming consolideert, moeten in de aanvraag de gegevens van de moederonderneming worden opgegeven.

Om de relatie te bevestigen kan een geconsolideerde jaarrekening nodig zijn waaruit de band tussen moeder- en dochteronderneming blijkt. De jaarrekening die in het aanvraagformulier van LEI Universal wordt gevraagd, mag niet ouder zijn dan twee jaar.

Als de onderneming in LEI-verband geen moederonderneming heeft, wordt dit in de aanvraag als reden vermeld en wordt er geen document van een moederonderneming gevraagd.

Lees meer: Gegevens van de moederonderneming bij het aanvragen van een LEI-nummer

Het gaat om een beleggingsfonds of pensioenfonds

Bij beleggings- en pensioenfondsen worden de gegevens gecontroleerd via het register van de AFM. Indien nodig kan LEI Universal om het prospectus, de fondsvoorwaarden of een ander document vragen waaruit de juridische structuur van het fonds blijkt.

Bij fondsen kunnen de LEI-gegevens ook betrekking hebben op de fondsbeheerder en op de relatie tussen een paraplufonds en de bijbehorende subfondsen.

Lees meer: LEI-nummer aanvragen voor een fonds

De onderneming is buiten Nederland geregistreerd

De gegevens van een buitenlandse onderneming worden gecontroleerd via het handelsregister van het betreffende land of een andere officiële bron. Als de onderneming niet in het register te vinden is of de registergegevens onvoldoende zijn, kan een uittreksel uit het register, een oprichtingsakte of een ander officieel bewijsstuk nodig zijn.

Er wordt alleen om een document gevraagd wanneer dit nodig is om de gegevens van de onderneming te bevestigen.

Welke documenten kunnen nodig zijn?

Bij het aanvragen van een LEI-nummer kunnen in bijzondere gevallen bijvoorbeeld de volgende documenten nodig zijn:

• een door een bestuurder ondertekende volmacht;
• een geconsolideerde jaarrekening;
• een fondsprospectus of fondsvoorwaarden;
• een uittreksel uit het register van een buitenlandse onderneming;
• een oprichtingsakte of ander officieel document dat de gegevens van de onderneming bevestigt.

Niet al deze documenten hoeven tegelijk te worden ingediend. Meestal volstaat één specifiek document wanneer bij de behandeling van de aanvraag blijkt dat een bepaald gegevenstype extra moet worden gecontroleerd.

Welke documenten zijn nodig bij het overdragen van een LEI-nummer?

Als een onderneming al een LEI-nummer heeft en dit wil laten beheren door LEI Universal, wordt er geen nieuw nummer aangevraagd. Het bestaande LEI-nummer wordt overgedragen van een andere dienstverlener.

Voor de overdracht is een ondertekende volmacht nodig, ook wel Letter of Authorisation genoemd. Dit document bevestigt dat de onderneming LEI Universal toestemming geeft om het LEI-nummer voortaan te beheren en indien nodig te verlengen.

U hoeft de volmacht niet zelf op te stellen. LEI Universal stuurt na het indienen van de overdrachtsaanvraag een vooraf ingevulde volmacht met de gegevens van de onderneming. Andere documenten zijn voor de overdracht meestal niet nodig.

Lees meer: Hoe verloopt de overdracht van een LEI-nummer?

Hoe dient u documenten in?

Als een document nodig is, kunt u dit toevoegen via het aanvraagformulier.

• Upload het document bij het bijbehorende veld in het aanvraagformulier.
• Zorg dat het document leesbaar is en de benodigde gegevens bevat.
• Gebruik een geschikt bestandsformaat: PDF, DOC, DOCX, XLS, XLSX, JPG, PNG, RTF of ODT.
• Als het document een handtekening vereist, dien dan de ondertekende versie in.

Als de aanvraag al is ingediend en er later een aanvullend document nodig blijkt, neemt LEI Universal contact op en geeft instructies voor het indienen van het document.

Wat gebeurt er als een vereist document ontbreekt?

Als voor de behandeling van de aanvraag een aanvullend document nodig is, kan het LEI-nummer niet worden afgegeven voordat het document is ingediend. De aanvraag hoeft doorgaans niet opnieuw te worden ingediend — het ontbrekende document kan later worden toegevoegd.

Zodra het document is ingediend en de gegevens zijn bevestigd, wordt de behandeling van de aanvraag voortgezet.

Veelgestelde vragen

Heeft een gewone bv documenten nodig om een LEI-nummer aan te vragen?

Meestal niet. Als de gegevens van de bv in het Handelsregister aanwezig zijn en de aanvraag wordt ingediend door een vertegenwoordigingsbevoegde persoon, zijn er doorgaans geen aparte documenten nodig.

Wanneer is een machtiging nodig?

Een machtiging is nodig wanneer de aanvraag wordt ingediend door iemand die volgens het Handelsregister geen vertegenwoordigingsbevoegdheid voor de onderneming heeft. De volmacht moet zijn ondertekend door een vertegenwoordigingsbevoegde persoon.

Moet er bij een moederonderneming altijd een document worden ingediend?

Niet altijd. Een document kan nodig zijn wanneer de onderneming in LEI-verband een consoliderende moederonderneming heeft en deze relatie moet worden bevestigd. Hiervoor wordt meestal een geconsolideerde jaarrekening gebruikt.

Zijn er documenten nodig voor het overdragen van een LEI-nummer?

Ja. Voor de overdracht is een ondertekende volmacht nodig, ook wel Letter of Authorisation genoemd. LEI Universal stuurt dit document na het indienen van de aanvraag vooraf ingevuld toe om te ondertekenen.

Kunnen documenten na het indienen van de aanvraag worden nagestuurd?

Ja. Als bij de controle van de aanvraag blijkt dat een aanvullend document nodig is, neemt LEI Universal contact op en kan het document later worden ingediend.